Udviklingsplatformen
for Scenekunst
 
 

UP søger administrativ medarbejder

22. april 2024: UP søger en administrativ medarbejder, med en positiv og imødekommende attitude. Vi tilbyder en arbejdsplads, hvor du både kan indfri dit behov for struktur og detaljeorientering i administrative opgaver, og hvor du samtidig får mulighed for at møde en masse mennesker i et hus med prøvesale og mødelokaler – et hus, der summer af liv og danner mødested for scenekunstaktører fra både danske og internationale miljøer.

Om UP
UP’s formål er at udvikle og opkvalificere den frie scenekunst, med særlig fokus på forbedrede produktionsvilkår, styrkelse af entreprenørskab, bæredygtighed og internationalisering, øget sammenhængskraft og samarbejde i dansk scenekunst, samt synlighed for den frie scenekunst generelt. UP er en selvejende institution, hvis primære støttegivere er Statens Kunstfond og Bikubenfonden.

Om stillingen
Med en kalender pakket med aktiviteter og et hus fuld af brugere, har vi behov for en administrativ nøgleperson, som kan agere hurtigt og effektivt på alle de spørgsmål og opgaver, der opstår i dagligdagen.

Din rolle som administrativ medarbejder vil være todelt:  

  1. ansvarlig for husets drift samt kontaktperson for bygningens brugere 
  2. administrativ og praktisk medarbejder som support til UP’s ledelse og team


Som ansvarlig for husets drift og kontormiljøer, vil du stå for udlejning af vores lokaler og have kontakten til husets lejere og brugere, både før de kommer og mens de er her. Herudover har du ansvar for vores digitale booking- og nøglesystem, administration af ventelister, lejekontrakter m.m.

Som vores administrative og praktiske koordinator vil du primært løse regnskabsmæssige opgaver, som f.eks. opsætning af betalinger, håndtering og kontering af bilag og udstedelse af fakturaer i forbindelse med lokaleleje. Dertil står du for administration af forsikringer, forbrug (el, vand, varme), sikring af GDPR-forhold og logistiske opgaver som f.eks. bestilling af catering, fly/hotelbooking og lignende.  

Din stilling hos UP vil således være meget alsidig og give dig mulighed for at udnytte et bredt spænd af dine kompetencer. Samtidig vil din rolle være helt central både indadtil i teamet og udadtil overfor UP’s brugere; du vil som oftest være den første person vores brugere, medarbejdere og gæster møder, og på den måde er du med til at tegne UP’s profil udadtil.

Dit arbejde vil omfatte bl.a. følgende opgaver:

  • Varetagelse af lokalebookinger og koordinering af lokalefaciliteter
  • Modtagelse og assistance for de mange aktører, der benytter UP's lokaler
  • Udførelse af regnskabsmæssige opgaver, herunder håndtering og kontering af bilag og fakturaer
  • Håndtering af diverse koordineringsopgaver af praktisk og logistisk karakter

Om dig
Du er en struktureret person, der elsker at have orden i penalhuset. Du trives med systematik og rutiner, men stejler ikke, når du bliver afbrudt. Det er vigtigt, at du er god til at navigere i og hurtig til at gennemskue digitale it-systemer, da alle vores workflows er digitale – fra bilags- og fakturahåndtering, til booking og nøglesystem. Du skal have kendskab til de mest basale bogføringsprincipper. Kendskab til dansk scenekunst er et plus men ikke et must.

Du kan svare ja til flere af følgende:

  • Relevant administrativ erfaring, gerne fra en lignende stilling
  • Kendskab til regnskabsmæssige procedurer
  • Kan let navigere i og gennemskue IT-systemer
  • Evner at arbejde selvstændigt såvel som i teams
  • Initiativrig og sætter ind der hvor du ser et relevant behov 
  • Er glad for de mere lavpraktiske opgaver og glad for den afveksling de giver 
  • Stærke kommunikative og sociale evner
  • Evner til at håndtere flere opgaver samtidigt og bevare overblikket
  • Erfaring med kundeservice og håndtering af forskellige interessenter

Ansættelsesvilkår 
Udviklingsproducenten refererer til den daglige leder på UP. Den ugentlige arbejdstid er 20 timer fordelt fra kl. 9-13 mandag til fredag.

Arbejdssted er Baldersgade 6, 2200 København N.

Løn efter aftale.

Tiltrædelse efter aftale, men gerne hurtigst muligt.

Ansøgning
Skriftlig ansøgning og CV sendes via nedenstående link. Angiv gerne referencer.

Samtaler afholdes løbende.

Yderligere oplysninger

Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte leder Anne Dalby på telefon 61 75 75 65 eller mail anne@udviklingsplatformen.dk  

Send din ansøgning via Jobindex her

Vi glæder os til at høre fra dig!